5 wichtige Fragen, die sich jeder stellen muss, der effizienter werden will.

Wie ist das aktuelle Vorgehen?

Jemand, der etwas verbessern will muss genau wissen, wie die Ist-Situation aussieht und die Prozesse bis ins Detail kennen. Ohne tiefgehendes Wissen über das aktuelle Vorgehen wird es nicht möglich sein, Probleme herauszufinden und Prozesse zu optimieren. Also „Geh und seh es dir an!“. Wenn du Prozesse verbessern willst, die du nicht selbst ausführst solltest du dir zumindest persönlich einen Eindruck davon verschaffen und sie – soweit möglich – selbst ausführen.
Falls es eine Aufgabe ist, die du allein erledigst, ist es trotzdem wichtig sich einmal bewusst zu machen, welche einzelnen Schritte man da denn überhaupt routinemäßig ausführt.

In jedem Fall ist es wichtig, den Ablauf des aktuellen Prozesses möglichst klar und einfach verständlich schriftlich festzuhalten.

Was will ich erreichen? Was ist mein Ziel?

Wie will ich etwas optimieren, ohne zu wissen was ich eigentlich will? Das wirklich wichtigste, um effizienter zu werden, ist genau zu wissen, was man will. Mit einfach einmal irgendwas optimieren ist es nicht getan. Überlege dir zu Beginn also ganz genau, was du erreichen willst. Und nehme jetzt bitte nicht „Ich will effizienter werden“ als Ziel. Das ist kein Ziel!

Dein Ziel muss folgende Fragen beantworten:

• Welches konkrete Anliegen will ich verfolgen?
• Bis wann werde ich mein Ziel erreicht haben?
• Ist mein Ziel/Vorhaben realistisch?
• Ist mein Ziel messbar?

Ein gutes Ziel kann also sein: „Wir werden bis zum Ende des nächsten Quartals 10% weniger Zeit brauchen, um eine Produktänderung nach der qualitativen  Freigabe den Kunden zugänglich zu machen!“.
Auch wichtig für ein Ziel sind die Wörter „Wir werden…“ und das Ausrufezeichen am Ende. Es heißt weder „Wir wollen…“, „Wir hätten gerne…“ oder „Wir versuchen…“. Ein Ziel muss mit vollem Elan angegangen werden und jeder Beteiligte dahinterstehen. Dazu trägt auch das Ausrufezeichen bei. Es fordert zum Handeln auf.

Wie erreiche ich mein Ziel?

Sobald genau bekannt ist, wie etwas funktioniert und ein konkretes Ziel festgelegt ist geht es an die Detailarbeit. Jetzt ist es wichtig, klar auszuformulieren, wie das Ziel erreicht werden soll und wie etwas optimiert werden kann.

Das heißt: Sehe dir die klar und einfach verständlich aufgeschriebene Ist-Situation an und beantworte folgende Fragen:

• Welche Aufgaben können zusammengefasst werden?
• Was kann vereinfacht werden?
• Was lenkt mich vor dem eigentlichen Ziel ab?
• Was ist nur unnötiger Ballast?

Außerdem ist es wichtig, genau zu wissen was für die Optimierung notwendig ist:

• Was ist notwendig, um mein Ziel zu erreichen?
• In welche kleineren Schritte kann mein Ziel aufgeteilt werden?
• Was bedeutet mein Ziel konkret in Zahlen ausgedrückt?
• Wie viel Zeit/Ressourcen muss an welcher Stelle konkret eingespart werden?

Spätestens jetzt wirst du wissen, was du im Detail tun musst, um dein Ziel zu erreichen. Aber genauso wichtig wie zu wissen, was zu tun ist, ist Prioritäten zu setzen. Die einzelnen „Arbeitspakete“ müssen geordnet und priorisiert werden:

• Was sind die ersten Schritte?
• Was ist nicht wichtig und kann verworfen werden?
• Welche Aufgaben können sofort erledigt werden?
• Was hat noch Zeit?

Um später möglichst agil und schnell Anpassungen und Kurskorrekturen vornehmen zu können, ist es wichtig Kontrollinstanzen einzubauen:

• Woran kann ich feststellen, wie weit ich mein Ziel erreicht habe?
• Wie merke ich, dass ich auf den falschen Weg bin?

Was sind meine Stärken und Schwächen?

Jemand der denk, er kann und weiß alles hat ein Problem: Demjenigen ist es nicht möglich, besser zu werden. Jeder einzelne hat Stärken und Schwächen. Auch jedes Team und Unternehmen. Sobald wir eine Tätigkeit ausführen, für die wir nicht unsere Stärken einsetzen können, brauchen wir viel mehr Zeit als jemand, der seine Stärke einsetzen kann.
Es ist also ungemein wichtig die richtigen Leute an der richtigen Position zu haben. Wenn das Team aus wenigen Mitgliedern besteht, ich allein bin oder niemand da ist, dessen Stärken genutzt werden kann ist das noch lange kein Problem. In einigen Situationen ist es hilfreich (und unserer Meinung nach auch wichtig) Aufgaben an externe Experten zu vergeben. So kann sich jeder auf seine Stärken konzentrieren. Das führt nicht nur zu effizienteren Vorgehensweisen, sondern auch zu mehr Motivation jedes einzelnen.

Wie würde es jemand anderes angehen?

Diese Frage ist besonders schwer zu beantworten. Wie soll ich wissen, wie es jemand anders angehen würde? Ich bin ich und nicht jemand anderes! Trotzdem ist es notwendig über den Tellerrand hinauszuschauen und zu versuchen die eigene Betriebsblindheit zu überwinden. Jemand, der erst frisch in das Team gekommen ist oder nicht im Team ist hat oft noch viele Ideen, wie etwas aussehen kann.

Um selbst einen Außenblick zu entwickeln können folgende Fragestellungen helfen:

• Wie würde ich das aktuelle Vorgehen mit meinem aktuellen Wissen komplett neu umsetzen?
• Wie würden es die Profis machen? (Auch wenn ich selbst ein Profi bin).
• Bei wem kann ich mir etwas abschauen?